Что такое апостиль и зачем он нужен

Упрощённая процедура апостилирования закреплена в Гаагской конвенции 1961 года. До её подписания документы приходилось заверять по сложной цепочке инстанций. Конвенция стандартизировала процесс, сделав его быстрым и прозрачным.

Сегодня Конвенцию подписали более 120 стран. Все они признают апостиль, оформленный в любой другой стране-участнице.

Если страна не входит в число участников Гаагской конвенции, используется консульская легализация. В этом случае документ должен пройти серию заверений — сначала внутри страны, затем в консульстве страны, куда он предъявляется.

Ключевые отличия:

– Апостиль оформляется быстрее: за 3–7 рабочих дней.

– Требуется только одна организация, а не три.

– Работает только между странами, подписавшими Конвенцию.

– Консульская легализация занимает больше времени и стоит дороже.

Апостиль признаётся в странах, подписавших Гаагскую конвенцию. В их числе:

– страны Евросоюза

– США и Канада

– Великобритания

– Япония

– Южная Корея

– Австралия

– Турция

– Израиль

– страны Латинской Америки

Отдельно стоит отметить страны СНГ: Беларусь, Казахстан, Армения, Кыргызстан и другие. Между ними действует упрощённый порядок признания документов без апостиля — на основании Минской и Кишинёвской конвенций. Для этих стран апостиль обычно не требуется.

Апостиль — это прямоугольный штамп размером примерно 9×9 см, который ставится либо на оригинал документа, либо на его нотариальную копию. Он может быть выполнен как на бумаге, так и в электронном виде.

Штамп содержит обязательные реквизиты:

– заголовок “Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)”

– название государства, которое выдало апостиль

– должность и имя лица, подписавшего документ

– место и дату оформления

– регистрационный номер

– печать органа, выдавшего апостиль

– подпись уполномоченного лица

С 1 июля 2022 года в России стал доступен электронный апостиль. Он представляет собой цифровой документ, в который встроен QR-код для быстрой проверки подлинности. Электронный формат особенно удобен для подачи онлайн или пересылки.

Однако в ряде случаев зарубежные учреждения всё ещё требуют бумажный экземпляр. Поэтому при подаче документов важно заранее уточнить, примет ли принимающая сторона электронную версию или нужен печатный вариант.

Апостиль может быть проставлен только на официальные документы, выданные государственными органами или заверенные нотариусом. Вот основные категории:

– документы из ЗАГСа: свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти

– документы об образовании: аттестаты, дипломы, справки об обучении, приложения к диплому

– справки о несудимости

– судебные решения и другие документы судов

– нотариальные доверенности и заявления

– архивные справки и выписки

– справки из государственных учреждений и министерств

Существует ряд документов, на которые апостиль не ставится. Это:

– внутренние удостоверения личности: паспорт, водительские права, военный билет, ИНН

– трудовая книжка

– медицинские книжки и больничные листы

– документы религиозного или частного характера

– документы, выданные в СССР до мая 1992 года, за исключением сведений о воинском учёте

Перед подачей документов за рубеж важно проверить, подлежат ли они апостилированию, чтобы не терять время на оформление, которое не будет иметь юридической силы.

В России полномочиями по оформлению апостиля обладают разные органы в зависимости от типа документа. Вот как это распределяется:

– ЗАГС — свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти

– Рособрнадзор — дипломы, аттестаты, справки об обучении

– МВД — справки об отсутствии судимости

– Минюст (территориальные органы) — нотариальные доверенности, заявления, копии документов

– Росархив — архивные справки и выписки

– Минобороны — документы воинского учёта

– Генпрокуратура — официальные документы, выданные ею

Перед подачей документов важно уточнить, какой орган отвечает за апостиль в вашем случае, и в каком регионе он должен быть оформлен — не все инстанции принимают документы из других субъектов РФ.

Оформление апостиля самостоятельно может занять много времени и потребовать внимательного изучения бюрократических нюансов. Особенно если вы оформляете не один, а сразу несколько документов — например, для учёбы, работы или иммиграции. В таких случаях надёжным решением может стать обращение к профессиональным посредникам: нотариусам и специализированным бюро переводов.

Преимущества такого подхода:

– Экономия времени. Вам не нужно разбираться, какой орган принимает документы, как правильно составить заявление, и где оплатить госпошлину — всё это делают специалисты.

– Отсутствие ошибок. Бюро знает требования разных ведомств и стран, поэтому исключает риски отказа из-за неправильной подачи или оформления.

– Сопровождение «под ключ». Вы просто передаёте оригинал документа — остальное (копия, нотариальное заверение, апостиль, перевод и, при необходимости, второй апостиль на перевод) выполняется за вас.

– Актуальные требования. Посредники следят за изменениями в законодательстве и знают, какие документы принимаются в бумажном или электронном виде в разных странах.

– Доставка. Готовые документы можно получить курьером или по почте, не тратя время на личные визиты в ведомства.

Оформление апостиля самостоятельно может занять много времени и потребовать внимательного изучения бюрократических нюансов. Особенно если вы оформляете не один, а сразу несколько документов — например, для учёбы, работы или иммиграции. В таких случаях надёжным решением может стать обращение к профессиональным посредникам: нотариусам и специализированным бюро переводов.

Преимущества такого подхода:

– Экономия времени. Вам не нужно разбираться, какой орган принимает документы, как правильно составить заявление, и где оплатить госпошлину — всё это делают специалисты.

– Отсутствие ошибок. Бюро знает требования разных ведомств и стран, поэтому исключает риски отказа из-за неправильной подачи или оформления.

– Сопровождение «под ключ». Вы просто передаёте оригинал документа — остальное (копия, нотариальное заверение, апостиль, перевод и, при необходимости, второй апостиль на перевод) выполняется за вас.

– Актуальные требования. Посредники следят за изменениями в законодательстве и знают, какие документы принимаются в бумажном или электронном виде в разных странах.

– Доставка. Готовые документы можно получить курьером или по почте, не тратя время на личные визиты в ведомства.

Апостиль можно ставить как на оригинал документа, так и на нотариально заверенную копию. В ряде случаев документ сначала переводится, затем перевод заверяется нотариально — и только потом ставится апостиль.

Иногда требуется двойной апостиль: сначала на оригинал, затем на нотариальный перевод. Такая схема применяется, если принимающая сторона требует заверения как содержания, так и перевода.

Бюро нотариальных переводов NBP предоставляет полный комплекс услуг по апостилированию документов. Оформляем всё «под ключ»: готовим нотариальные копии, выполняем переводы, заверяем их, подаём документы в уполномоченные органы и, при необходимости, оформляем двойной апостиль. Работаем как с физическими, так и с юридическими лицами, учитываем требования конкретных стран и строго следим за актуальностью процедур. Если вы ищете надёжного партнёра, которому можно доверить оформление документов — мы готовы помочь.

Процедура оформления апостиля включает несколько шагов:

1. Подготовка документов: оригинал или нотариальная копия, заявление, паспорт.
2. Оплата госпошлины (обычно около 2500 рублей).
3. Подача документов: очно, через МФЦ или Госуслуги, в зависимости от органа.
4. Ожидание обработки запроса (от 3 дней до 30).
5. Получение готового документа: лично или по доверенности.
6. При необходимости — перевод документа и возможное оформление второго апостиля на перевод.

Сроки оформления зависят от типа документа и ведомства:

– Минюст и ЗАГС — обычно 2–5 рабочих дней

– МВД — около недели

– Рособрнадзор — до месяца

– В других регионах — может потребоваться больше времени из-за пересылки

Причины отказа в проставлении апостиля:

– документ ламинирован

– имеются повреждения или следы подчисток

– разночтения в ФИО

– неправильно оформленные копии

– отсутствие правового основания для апостиля

Сроки оформления зависят от типа документа и ведомства:

– Минюст и ЗАГС — обычно 2–5 рабочих дней

– МВД — около недели

– Рособрнадзор — до месяца

– В других регионах — может потребоваться больше времени из-за пересылки

Причины отказа в проставлении апостиля:

– документ ламинирован

– имеются повреждения или следы подчисток

– разночтения в ФИО

– неправильно оформленные копии

– отсутствие правового основания для апостиля